Denne privatlivspolitik er gældende fra
29. august 2025.
Dataansvarlig
Vitec MV A/S
Cortex Park Vest 3
5230 Odense M
Danmark
CVR: 15314400
1. Generelt
1.1 Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Vitec MV behandler dine personoplysninger, uanset om du besøger vores hjemmeside, bruger vores produkter eller er i kontakt med os. Vi ønsker at være gennemsigtige om vores praksis og sikre, at du føler dig tryg ved, hvordan dine data håndteres.
1.2 Denne persondatapolitik er gældende for samtlige personlige oplysninger, du giver os og/eller som vi indsamler om dig. Det kan være i forbindelse med anvendelse af vores produkter, besøg på vores hjemmeside www.vitec-mv.com eller andet. For kunder, hvor Vitec MV optræder som databehandler, f.eks. skoler, kommuner og andre organisationer, henviser vi også til de relevante kontraktbilag og databehandleraftale.
1.3 Vitec MV er dataansvarlig for behandlinger i forbindelse med vores hjemmeside, nyhedsbrev og support. Når vi behandler personoplysninger på vegne af en skole, kommune eller anden organisation via IntoWords, optræder vi som databehandler.
1.4 Politikken er formuleret og gjort tilgængelig for dig, så vi giver dig oplysning om vores behandling af dine personoplysninger og overholder databeskyttelsesforordningen (2016/679 of 27. april 2016) (herefter benævnt ”GDPR”).
2. Behandlingsaktiviteter
Afhængigt af produkt og ydelse behandler og/eller registrerer vi forskellige typer personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger om dig, som du giver os, eller som du har givet samtykke til, at vi må registrere.
2.1 Når du køber en licens hos os
Vi indsamler:
· Navn
· Adresse
· Telefon
· Betalingsoplysninger (fakturaer, kontonumre mv.)
Formål: At kunne levere den bestilte ydelse, opfylde vores kontraktuelle og lovmæssige forpligtelser samt håndtere betaling.
Juridisk grundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (nødvendig for opfyldelse af kontrakt). Bogføringsdata behandles desuden efter lovkrav (artikel 6, stk. 1, litra c).
Opbevaring / sletning: Som udgangspunkt 5 år efter regnskabsårets udløb, jf. bogføringsloven
2.2 Når du bruger vores produkter (f.eks. IntoWords)
Vi indsamler:
· Loginoplysninger
Bemærk vi indsamler kun de data, du selv formidler til os.
Formål: At levere de aftalte funktioner i læse- og skrivestøtteværktøjet.
Juridisk grundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt).
Opbevaring / Sletning: Personoplysninger, herunder lydfiler, skærmtekster og dokumentindhold, slettes straks efter endt behandling. Data slettes også fra klienten efter brug. Logdata, som ikke indeholder indholdstekst, slettes automatisk efter 7 dage.
For funktionen tale-til-tekst sker behandlingen gennem vores databehandler Microsoft (se Overførsler til tredjelande for mere info). Microsoft sletter automatisk lydfiler umiddelbart efter endt behandling.
2.3 Når du besøger vores hjemmeside
Vi indsamler:
· Browserdata
· Operativsystem
· IP-adresse
· Henvisende URL mv.
· Skærmopløsning
Bemærk For mere info om cookies henviser vi til vores politik angående Cookies. Bemærk også, at vi kun indsamler de data, du selv formidler til os.
Formål: Statistik med henblik på produktforbedringer. Anvendes som aggregeret data.
Juridisk grundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).
Opbevaring / Sletning: Oplysninger indsamlet via cookies og lignende teknologier slettes i henhold til vores cookiepolitik. Statistikdata, der anvendes til produktforbedringer, slettes eller anonymiseres løbende og opbevares ikke længere end nødvendigt til formålet.
2.4 Når du interagerer med os på sociale medier
Vi indsamler: Offentligt tilgængelige oplysninger (profil, kommentarer, likes, beskeder etc.)
Bemærk behandlingen sker inden for rammerne af de respektive platformes privatlivs- og slettepolitikker.
Formål: Interaktion og kommunikation med brugere med henblik på markedsføring, salg og support. samt markedsføring af vores produkter og tjenester.
Juridisk grundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).
Opbevaring / sletning: Vi henviser vi til de respektive platformes egne politikker:
· Facebook: https://www.facebook.com/privacy/policy/
· LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy/eu
2.5 Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev
Vi indsamler:
· Navn
· Titel
· Virksomhed
· Telefon
Bemærk vi indsamler kun de data, du selv formidler til os.
Formål: Formålet er at sende dig information om vores produkter, opdateringer, events og øvrige relevante nyheder. Nyhedsbrevet sendes kun, hvis du har givet samtykke.
Juridisk grundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke).
Opbevaring / sletning: Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage og afmelde dig nyhedsbrevet. Oplysninger slettes senest 30 dage efter afmelding.
Oplysninger opbevares hos vores databehandler ActiveCampaign (se Overførsler til tredjelande for mere info).
2.6 Når du kontakter support
Vi indsamler:
· Navn
· Virksomhed
· Telefon
· Fejllogs (frivilligt)
· Skærmdeling (frivilligt)
Bemærk vi indsamler kun de data, du selv formidler til os.
Formål: Formålet er at kunne yde teknisk support og rådgivning.
Juridisk grundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt) og litra f (legitim interesse).
Opbevaring / sletning: Supportdata slettes efter 12 måneder, medmindre lovgivning eller kundeinstruks kræver længere opbevaring. Personoplysninger i forbindelse med salg slettes som udgangspunkt 5 år efter regnskabsårets udløb, jf. bogføringsloven.
3. Hvor har vi personoplysninger fra
Vi indsamler som udgangspunkt dine personoplysninger direkte fra dig. I nogle tilfælde modtager vi dog oplysninger fra din organisation (f.eks. skole eller kommune) eller gennem din brug af vores tjenester. Vi anvender ikke tredjepartsdata til profilering eller markedsføring uden samtykke.
4. Hvem oplysninger evt. deles med
4.1 Vi anvender tredjepartsleverandører til bl.a. hosting, betalingshåndtering, backup og kundeservice. Disse agerer som databehandlere på vores vegne og må kun behandle data efter instruks. Vi har databehandleraftaler med alle leverandører.
4.2 Microsoft anvendes til tale-til-tekst, alt data slettes automatisk efter behandling.
4.3 AWS leverer infrastruktur. Ved anvendelse af IntoWords online funktionalitet bliver data delt. Dette omfatter: Dokumenter og skærmbilleder (ved anvendelse af OCR og CloudApp), Skreven tekst (ved anvendelse af tekstbehandling som: oplæsning, oversættelse, ordbog og ordforslag etc.). Alt data slettes automatisk efter behandling.
4.4 SuperOffice anvendes som CRM-løsning. Dine oplysninger relateret til salg og support er derfor gemt her.
4.5 ActiveCampaign anvendes til marketingautomation og nyhedsbreve. Dine oplysninger relateret til nyhedsbreve er derfor gemt her.
4.6 Vitec Software Group leverer infrastruktur til Vitec MV.
5. Overførsler til tredjelande
Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. Vi har dog en række databehandlere, som har hovedkvarter i USA.
5.1 AWS
Leverer infrastruktur relateret til IntoWords og MV login. Data opbevares og behandles i EU/EØS.
5.2 Microsoft
Tale-til-tekst funktionen i IntoWords benytter Microsoft Cognitive Services. Selve behandlingen foretages i EU/EØS.
5.3 ActiveCampaign
Data for nyhedsbreve opbevares hos ActiveCampaign.
5.4 Ved overførsel til modtagere uden for EU/EØS, herunder Microsoft, ActiveCampaign og Amazon Web Services (AWS) i USA, sikrer vi, at overførslen sker på baggrund af gyldigt overførselsgrundlag, herunder standardkontraktbestemmelser og/eller EU-U.S. Data Privacy Framework. For mere info se:
· Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (modelklausulerne) for overførsel af personoplysninger til tredjelande etableret uden for EU/EØS (også benævnt “Standard Contractual Clauses”), jf. Europa-Kommissionens gennemførelsesafgørelse 2021/914 af 4. juni 2021 om standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger til tredjelande i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679.
· og EU-U.S. Data Privacy Framework, jf. Europa-Kommissionens gennemførelsesafgørelse af 10. juli 2023 i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679. Se https://www.dataprivacyframework.gov/s/p for mere info.
6. Hvilke rettigheder har du som registreret?
6.1 Indsigt: Du kan få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler.
6.2 Berigtigelse: Du kan få rettet forkerte oplysninger.
6.3 Sletning: Du kan få slettet oplysninger, hvis vi ikke længere har en lovlig grund til at opbevare dem.
6.4 Begrænsning: Du har ret til begrænsning af behandling.
6.5 Indsigelse: Du kan i visse tilfælde gøre indsigelse mod behandling.
6.6 Dataportabilitet: Du kan få dine oplysninger i et læsbart format.
6.7 Tilbagetrækning af samtykke: Hvis du har givet samtykke, kan du trække det tilbage til enhver tid.
6.8 Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at behandlingen ikke sker efter gældende regler. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
7. Ændringer i denne Politik
Hvis vi ændrer i denne Politik, retter vi datoen øverst på siden og sender nyt ud via vores GDPR nyhedsbrev.
8. Kontakt / ansvarlig
Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne Politik, eller hvis du vil gøre brug af én eller flere af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, kan du kontakte GDPR teamet på gdpr.mv@vitecsoftware.com.